Referat af stiftende generalforsamling i Lyngby Delebil-klub

Fuglevad Mølle, torsdag den 30. januar 2003 kl. 19.30-22.30.

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Godkendelse af vedtægter og medlemsvilkår som udsendt med indbydelse
  3. Godkendelse af budgetter og prisliste som udsendt med indbydelse
  4. Valg af bestyrelse, suppleanter og revisor
  5. Eventuelt

John byder velkommen, 11 mennesker er mødt op.

  1. Valg af dirigent og referent
  2. John tilbyder at være dirigent og Lone melder sig som referent.

    John fortæller kort om baggrunden for dagens møde: Kirsten Dam indbød i september 2002 til introduktionsmøde, hvor Farum Delebil præsenterede deres erfaringer, priser og regler. Ved dette møde blev der nedsat en arbejdsgruppe bestående af Hans, Lis og John. Dette møde blev efterfulgt af et møde i november 2002, hvor arbejdsgruppen fremlagde forslag til vedtægter og medlemsvilkår. På baggrund af tilbagemeldingerne fra de fremmødte ved mødet i november er de fremlagte vilkår og vedtægter blevet finpudset. Det fremsendte materiale udgør således grundlaget for stiftelsen af Lyngby Delebil.

  3. Godkendelse af vedtægt og medlemsvilkår som udsendt med indbydelse
  4. John giver ordet til Hans, som kort orienterer, at vedtægter og vilkår i store træk er baseret på dem fra Farum.

    Thomas spørger hvor det tænkes, at bilen får stamplads (Medlemsvilkår §3). Hans svarer, at det sandsynligvis vil blive ved Lyngby Rådhus eller ved Lyngby Lokalstation. Arbejdsgruppen har skrevet til kommunen med en forespørgsel. I forbindelse med tildeling af en stamplads, skal der også tages stilling til hvilken form for nøgle-kasse, der oprettes (indmuret eller på en stander). Kommunen har endnu ikke svaret. Det blev foreslået at rette henvendelse til lokalpolitikere i stedet for teknisk forvaltning, men det blev besluttet i første omgang at lade embedsværket varetage sagen. Hvis dette ikke fører til noget, kan man siden hen rette henvendelse til politikere/lokalavis, etc.

    Man har i brevet til kommunen gjort det klart, at hvis Lyngby Delebil udvikler sig og får et større antal biler, så vil de ikke alle skulle stå så centralt som de første par biler. Kommunen vil således ikke komme til at sige ja til "skruen uden ende" ved at bevilge en sådan første stamplads.

    John afrunder med at fastslå, at spørgsmålet er besvaret, og at §3 i Medlemsvilkårene kan godkendes.

    Lone spørger til Medlemsvilkår §1.4: Hvad dækker formuleringen "Medlemmet er ansvarlig for enhver skade, som den pågældende fører pådrager Lyngby Delebil". Det orienteres, at det betyder, at hvis medlemmet lader en anden person køre bilen, skal medlemmet i tilfælde af en skade på bilen betale den samme selvrisiko, som hvis medlemmet selv havde kørt bilen. Det besluttes at tilføje dette til §1.4.

    Ida spørger ang. Medlemsvilkår §11, da Ida ikke selv har haft kørekort i ét år. John gør det klart, at denne paragraf er indført som sikring i tilfælde af at man i bestyrelsen har en fornemmelse af at et potentielt nyt medlem er for uerfaren i trafikken. Det vil dog altid være muligt for bestyrelsen at dispensere for denne regel. Det besluttedes at lade formuleringen stå.

    Ida spørger ang. Vedtægter §3.1, da Ida ønsker at melde sig ind med et firmamedlemskab. Det blev orienteret, at dette er uproblematisk, så længe firmaet angiver hvem der skal registres som brugere af bilen. Der opstår en diskussion om, hvorvidt man bør sikre mod at firmaer finder en måde at udnytte ordningen på, men det besluttes, at Vedtægternes §3.3 og §3.4 sikrer imod dette, da bestyrelsen altid kan afvise ansøgning om medlemskab og da tillægsmedlemskaber kun kan oprettes af beboere i samme husstand som det ordinære medlem.

    Lone spørger til Vedtægter §19 for at være sikker på, at individuelle medlemmer i tilfælde af opløsning af Lyngby Delebil aldrig kan hæfte for mere end deres depositum. John bekræfter, at leasingaftalen er således indrettet, at Europ-car til en hver tid vil have dækning for deres udgifter, således at individuelle medlemmer aldrig vil komme til at stå i gæld i tilfælde af at Lyngby Delebil opløses.

    Lone gør opmærksom på, at der til enhver tid bør ligge en opdateret telefonliste i bilen, da medlemmer har pligt til at ringe til bestyrelsen i tilfælde af ulykker, tyveri eller lign, og da medlemmer – i tilfælde af forsinkelse – skal ringe til det medlem, der har bestilt bilen bagefter det pågældende medlem. Det besluttes, at bestyrelsen skal tage initiativ til at en sådan liste udarbejdes og findes i bilen på lige fod med Danmarkskort, etc. Dette behøver ikke fremgå af medlemsvilkår eller vedtægter.

    Hjalmar gør opmærksom på, at formuleringen i Medlemsvilkår §9.7 bør ændres, således at der står at bestyrelsen "sørger for" at køretøjerne kommer til rettidig eftersyn og service, i stedet for at bestyrelsen "er ansvarlig for". Det besluttedes at ændre formuleringen.

    Hjalmar påpeger ligeledes, at formuleringerne i Vedtægter § 13.1 og §19.1 skal være enslydende, således at det ikke er lettere at opløse foreningen end at lave en vedtægtsændring. Det blev besluttet at ændre §13.1 så den kommer til at lyde således: Generalforsamlingen tager beslutning ved simpelt flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede. Forslag om vedtægtsændringer kræver dog et flertal på mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer. Er ikke mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer repræsenteret på generalforsamlingen, men opnås et flertal på 2/3 af de repræsenterede stemmer for forslaget, kan der indkaldes til en ny generalforsamling, og på denne kan da forslaget endeligt vedtages med et flertal på mindst 2/3 af de afgivne stemmer."

    Vedtægtsændringer og opløsning af Lyngby Delebil er således underlagt de samme flertals-krav.

    Birger spørger til Vedtægter §12 for at være sikker på, at emnerne på dagsordenen er kendte forud for et givent møde. Det blev besluttet, at datoen for en generalforsamling skal varsles 4 uger før mødedatoen. Forslag til punkter på dagsordenen indsendes til formanden indtil 3 uger før mødedatoen og formanden udsender dagsordenen senest 2 uger før generalforsamlingen. Vedtægterne ændres så de afspejler det ovenfor angivne.

    John afrunder denne debat med at spørge, om der er flere punkter ang. vilkår og vedtægter, og da dette ikke er tilfældet, går vi videre til næste punkt.

  5. Godkendelse af budgetter og prisliste som udsendt med indbydelse
  6. John giver ordet til Hans.

    Hans gennemgår budgettet for 7 medlemmer og forklarer hvordan målet har været at sammensætte en indtægtsfordeling bestående af 1/3 fra månedligt kontingent, 1/3 fra time-betaling og 1/3 fra kilometer-betaling. De anslåede antal timer og kilometer er baseret på erfaringerne fra Farum Delebil.

    Birger foreslår, at natteperioden (f.eks. kl. 23.00-05.00) gøres gratis, så man ikke skal betale for at have en bil mens man sover, og da andre medlemmer sandsynligvis ikke vil savne bilen i denne periode.

    Der opstår en diskussion om fordelene og ulemperne ved forskellige måder at sammensætte betalingsvilkårene på. Det afsluttes med, at Birger beder om, at vi vender tilbage til spørgsmålet om gratis natte-leje, når vi har et overblik over hvordan budgettet stemmer overens med virkeligheden.

    John slår fast, at det overordnede formål med prisfastsættelsen har været at få bilen tilbage til sin plads så hurtigt som muligt således at den er til rådighed for andre medlemmer.

    Herefter drejer diskussionen over på det faste månedlige beløb på kr. 300. Dette betragtes af nogen som højt, specielt hvis man ikke vurderer at have et højt kørselsbehov, og derfor vil det afholde nogen fra at blive medlem. For at afklare dette, melder alle ud ang. rimeligheden af kr. 300 som månedligt kontingent, og flertallet erklærer sig enige i at fastholde dette beløb.

    Herefter opstår en diskussion om spidsbelastninger, som f.eks. i sommerferien. Der bliver refereret til den løsning, som Farum Delebil har indført, hvor alle betaler en højere time/km-pris i spidsbelastningsperioderne, for på denne måde at frigøre nogle penge, der kan bruges til leje af ekstra køretøjer fra et biludlejningsfirma. I Farum har dette muliggjort, at alle kan få en bil i ferier, etc., men at det tilgengæld også koster lidt mere for hver husstand at køre bil i disse perioder. Birger tager afstand fra denne løsning, da han ikke mener, at det er Lyngby Delebils formål at muliggøre at folk kan tage på bilferie, men derimod at give folk adgang til en bil i hverdagen. Afslutningsvis henvises der til, at en eventuel beslutning om prisstigninger i specifikke perioder skal godkendes på en generalforsamling.

    Efter denne pris-diskussion viser en håndsopræknings-runde, at 8 husstande er interesserede i at blive medlemmer på de nuværende betingelser. Da der er 2, der ikke vil være med pga. den høje månedlige ydelse, foreslås det at lave et "B-medlemskab" til f.eks. kr. 100 om måneden. Et sådant medlemskab ville være begrænset til at kunne bestille f.eks 4 uger forud og/eller til kun at kunne bruge bilen på hverdage. Der er generelt en positiv holdning til en sådan aftale, men det besluttes at udskyde afgørelsen indtil vi har set hvordan Lyngby Delebil kommer til at fungere med det almindelige medlemskab.

    John fastlår, at Lyngby Delebil hermed er konstitueret. Han henviser til tilbudet fra Europ-car om at lease en Fiat Punto, og efter en afstemningsrunde besluttes det at gå videre med dette tilbud frem for med en større bil, som så også ville være tilsvarende dyrere, både i timeleje og kilometer-leje.

    De 8 husstande er repræsenteret ved:

    Hjalmar Christiansen, I.H. Mundts Vej, 23 st.tv., 2830 Virum (Hjalmar@cykel.dk)

    Thomas Lindegaard Pedersen, Engelsborgvej 20 E, 2.tv., 2800 Kgs. Lyngby (ThomasL@informi.dk)

    Lone Curtis, Elletoften 10, 2800 Kgs. Lyngby (lone_curtis@ready.dk)

    Lis Engdal Nielsen, Skyttedal 30, 2850 Nærum (Lenielsen@aku.ku.dk)

    Birger Jacobsen og Charlotte Lundberg, Sydskråningen 21, 2800 Kgs. Lyngby (sydskraningen@oncable.dk)

    Ida Jørgensen, Sofievej 5, 2C, 2840 Holte (mail@eikon-kunstformidling.dk)

    Kirstine Rindom, Lyngbygårdsvej 21 A, 1.tv., 2800 Kgs. Lyngby (kirstine.rindom@get2net.dk)

    John Jørgensen, Tværvej 89, 2830 Virum (jj@geogr.ku.dk)

  7. Valg af bestyrelse, suppleanter og revisor.
  8. Der er ikke andre forslag, så bestyrelsen kommer til at bestå af:

    Charlotte - kasserer

    Hjalmar - formand

    Lis og John - medlemmer

    Thomas - suppleant

    Lone erklærer sig villig til at være revisor.

    Herefter opstår en diskussion af de konkrete muligheder for at få et funktionelt bookingsystem. Der er mulighed for at koble sig på Farum Delebil, men dette er ikke helt uproblematisk, da Lyngby Delebil har en anden prisstruktur. En anden mulighed er at programmere et system, der passer nøjagtig til Lyngby Delebil’s behov. Dette kræver et system, der kan lægge hvert medlems antal af bookede timer sammen og udregne den korrekte timebetaling samt kan registrere for sene afmeldinger og udregne den tilsvarende bøde til det pågældende medlem. Hjalmar og Thomas vil gå videre med dette spørgsmål.

    Det besluttes, at Lone sender mødereferatet til John, og at det herefter sendes til alle medlemmer. Det besluttes, at bestyrelsen skal afvente indbetalinger af indmeldelsesgebyr, før de underskriver den endelige leasing-aftale og dermed forpligter sig til de dermed forbundne udgifter.


Lone Curtis,

John Jørgensen,

referent

dirigent


Denne side er sidst opdateret den 18. marts 2003 af Hjalmar.
Link til hovedsiden.